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5 cose che ho imparato (utili anche a te!) in un anno di GDPR e in un corso di specializzazione

Ad oltre un anno dall’entrata in vigore dell’ormai famosissimo GDPR (General Data Protection Regulation, il Regolamento UE n. 2016/679, sulla protezione dei dati personali) sono moltissime le informazioni che sono circolate sulla materia ed il rischio di fare confusione è alto.

Per festeggiare il primo compleanno del GDPR – a maggio di quest’anno – mi sono regalata un corso di specializzazione, organizzato all’Università di Torino, dal Prof. Pizzetti e dal Prof. Foà, proprio per approfondire la materia della tutela dei dati personali, che mi appassiona parecchio.

Voglio allora condividere alcuni punti secondo me importanti, che ho fissato in oltre un anno di lavoro sul GDPR ed approfondito con il corso di specializzazione all’Università.

Protezione dei dati e… libera circolazione dei dati!

Alzi la mano chi si è mai soffermato a leggere con attenzione il “titolo” del Regolamento europeo 2016/679, si, insomma, il titolo del GDPR che abbiamo sempre frettolosamente indicato come “Regolamento sulla privacy”.

Il Regolamento europeo, recita il titolo, è “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”.

Quindi: protezione delle persone (non del dato in sè!) con riferimento al trattamento dei dati ed alla libera circolazione dei dati.

Cosa significa? Significa che l’obiettivo del GDPR non è, o non è solo, quello di proteggere un dato, ma di proteggere le persone – e mi sembra un bel cambio di prospettiva, letto così – considerato che i dati relativi alle persone vengono trattati, diffusi, scambiati e che liberamente circolano e devono circolare, all’interno di una realtà economica, in cui proprio i dati (personali e non) sono un elemento ormai fondamentale per il funzionamento e la crescita dell’economia.

Da questo punto di vista, l’obiettivo della legge europea non è quello di nascondere i dati o limitarne la circolazione, al fine di proteggerli, anzi, al contrario, l’obiettivo è proprio quello di agevolarne la circolazione, ma in un ambiente “sicuro” e con regole che devono essere rispettate non solo dalle aziende che hanno sede in Europa, ma da tutte le aziende (anche extraeuropee, vi dicono niente Google e Facebook?) che vendono i propri beni e servizi ai consumatori europei.

Io non ci avevo mai pensato, ma visto così, il GDPR è uno strumento per agevolare la circolazione dei dati personali e non certo per limitarla. Mi sembra una consapevolezza importante.

Chiarezza, trasparenza e semplicità

Uno degli scopi del GDPR è, quindi, quello di creare un ambiente sicuro, nel quale i consumatori possano far circolare i propri dati con fiducia.

Ecco quindi che il Regolamento europeo va nella direzione della semplificazione e della chiarezza.

Stop a tecnicismi e a frasi incomprensibili. Le informative sul trattamento dei dati devono essere comunicate con un linguaggio chiaro, immediato, comprensibile a tutti e con l’utilizzo di caratteri grafici leggibili (basta scritte piccolissime ed incomprensibili!). I processi di raccolta dati devono essere lineari.

Basta anche alla raccolta dati fatta alla rinfusa. È necessario raccogliere solo i dati effettivamente necessari all’attività da svolgere e conservarli solo per il tempo utile allo scopo. Anche i dati, insomma, devono avere una data di scadenza.

Innanzitutto un bel check up

L’adeguamento al GDPR può essere quindi una bella occasione per “fare pulizia” in azienda, nei processi e nelle informative, per fare un check up sui sistemi di sicurezza e archiviazione.

Non, quindi, l’ennesima norma a cui adeguarsi in fretta e con il minore dispendio di energie, ma una occasione di crescita per professionisti ed aziende, che i clienti noteranno subito!

Non si finisce mai

L’adeguamento alle norme sulla privacy non finisce mai. Detto così, è un po’ forte, ma la sostanza è quella.

Mi spiego meglio. Con la precedente normativa, tutta basata sul consenso di chi aveva fornito i dati, una volta ottenuto questo consenso, si era più o meno a posto. Con le nuove norme sulla privacy, invece, chi raccoglie e tratta dati personali per i più svariati motivi, deve continuamente vigilare sulla sicurezza di questi dati, sul fatto che siano sempre trattati in maniera adeguata e corretta, rispondere alle richieste degli interessati, cancellare i dati non più necessari, seguire ed aggiornare costantemente la formazione propria e dei propri collaboratori, sulla materia della protezione dei dati.

Insomma, il trattamento dei dati personali è “una cosa seria” e come tale va seguito con attenzione e cura, esattamente come qualsiasi processo aziendale.

Qualche utile strumento

Per fortuna, gli strumenti in rete che possono aiutare professionisti ed aziende ad approfondire il tema della protezione dei dati sono molti e tutti molto validi!

Primo della fila, naturalmente, il sito del Garante Italiano per la protezione dei dati.

Sul sito del Garante si trovano, oltre naturalmente al testo del GDPR ed al Codice privacy italiano (molto cambiato, in seguito al GDPR, attenzione!), schede di approfondimento e faq sugli argomenti più importanti, oltre, naturalmente, alla pubblicazione dei provvedimenti del Garante. È anche possibile iscriversi alla newsletter settimanale.

Molto interessante il sito dell’Istituto italiano privacy: articoli, news e, molto curiosa e divertente, una app per creare la tua informativa privacy a fumetti!

Il sito www.agendadigitale.eu è una grande fonte di aggiornamento sul mondo digitale e la sezione dedicata alla privacy contiene articoli scritti da alcune delle firme più prestigiose del settore.

Segnalo, infine, il blog di un collega milanese, l’avv. Alessandro Ronchi (ronchilegal.eu). Il blog dell’avv. Ronchi è ricchissimo di spunti ed informazioni ed è scritto con passione e grande competenza. Per addetti ai lavori e non solo.

Buone Ragioni Per Avere Un Contratto

5 buone ragioni per usare un contratto

Quando vai a comprare un gelato o un chilo di pane, sei stato parte di un contratto di vendita, perché hai chiesto di avere una cosa, ti è stata consegnata ed hai pagato per averla.

Ci avevi mai pensato?

Si ma io non ho firmato niente!

Certo! Per comprare un gelato o per fare la spesa, non è necessario firmare nulla – per fortuna! – ma un contratto si è comunque concluso (o, meglio, “perfezionato” direbbe un avvocato).

Allo stesso modo, che tu venda collane di perline o borse di pelle fatte a mano, che tu offra consulenze per imparare a scrivere un business plan o ad avere fiducia in sé, che tu abbia un negozio in centro città o un e-commerce, quando offri un bene o servizio e per questo vieni pagato, stai stipulando un contratto con il tuo cliente (e lui con te).

Quindi, se il tuo lavoro prevede un’attività un po’ articolata (ad esempio sei un web designer e ti è stato chiesto dal tuo cliente di costruire un sito per lui o vendi prodotti o servizi on line), è certamente una buona idea firmare un contratto, per stabilire da subito le regole del gioco con il tuo cliente.

Firmare un contratto non é sempre un obbligo – se tu e il tuo cliente decidete al telefono i punti fondamentali del vostro accordo, l’accordo è comunque valido – ma ti do almeno 5 buone ragioni (e ce ne sarebbero molte di più!) perché tu debba imparare ad usare questo efficace strumento.

Il contratto è la “trama” della storia fra te ed il tuo cliente
Come vedremo in un articolo che pubblicherò a breve (stay tuned!) in ogni contratto ci sono alcuni elementi fondamentali, che non possono mancare: i dati delle parti, ad esempio, l’oggetto dell’accordo, il prezzo da pagare ed i tempi di consegna e pagamento.
Se ci rifletti, tutti questi elementi, collegati insieme, non sono altro che il riassunto della “storia” che costruisci con il tuo cliente, quando crei per lui un prodotto o un servizio e lui decide di acquistarlo.
Puoi avere tutta questa trama ben sintetizzata e precisata in un unico documento, anziché sparpagliata a pezzetti in mille email e messaggi WhatsApp (magari vocali, argh!). Comodo, no?

Il contratto è uno strumento estremamente flessibile
I contratti non sono tutti uguali. Gli elementi “fissi” del contratto, come l’oggetto ed i tempi di consegna e pagamento, ad esempio, possono e devono, naturalmente essere “cuciti addosso” ad ogni singola storia, ad ogni realtà imprenditoriale, ad ogni fornitura, ad ogni cliente.
È sempre possibile modificare ed adattare ogni contratto ad esigenze specifiche, ampliare, specificare, ridurre, in base alle esigenze che si presentano ed all’opportunità.
Puoi creare un contratto uguale per tutti i tuoi clienti (in questo caso si potrebbe parlare di “condizioni generali di contratto”) oppure contratti diversi per ciascuno o ancora differenziare i documenti in base ai prodotti o servizi da te venduti.
Anche la forma può essere estremamente flessibile e puoi decidere di scrivere il tuo contratto in maniera più sintetica, più prolissa o addirittura per “immagini” (hai mai sentito parlare di legal design? Vedremo anche questo!)

Il contratto è garanzia di tranquillità, anche quando il mare si fa tempestoso
Qualcosa può andare storto… shit happens
Ed è proprio in quel momento, che benedirai il giorno in cui hai avuto la felice idea di tutelare te ed il tuo cliente, con un contratto chiaro e lineare in cui, ad esempio, hai previsto come risolvere il caso in cui il tuo cliente non sia soddisfatto del tuo servizio, oppure la merce spedita sia arrivata in ritardo, oppure ci sia stata qualche contestazione o, ancora, tu non sia stato in grado, per qualche imprevisto, di rispettare i tempi di consegna.
Sarà molto più facile, infatti, in questi casi, risolvere i problemi senza dubbi e discussioni, perché avrai già previsto in anticipo la soluzione al problema!

Il contratto è segno di chiarezza, trasparenza ed attenzione verso il tuo cliente
Non so se capita anche a te, ma quando devo acquistare un servizio e mi viene presentato un contratto prima di concludere la transazione, io mi sento più tranquilla.
Come consumatore, vedo che il venditore con cui sto parlando ha voluto mettere le cose in chiaro e so che non riceverò “fregature”, perché il mio interlocutore è stato così trasparente e corretto, da voler scrivere con chiarezza ogni clausola.
Mi sento tranquilla ed aumenta la mia fiducia. Un bel messaggio verso i propri clienti, no?

Il contratto è uno strumento di lavoro
Esattamente come lo smartphone o il pc, quindi, il contratto è uno strumento che ti permette di lavorare tranquillo, perché contiene “le regole del gioco” dentro cui muoverti per lavorare e, non solo, contiene anche le possibili soluzioni ai piccoli intoppi che possono capitare nel corso della tua attività con clienti e fornitori.

E tu? Ce l’hai un contratto per lavorare tranquillo? È stato semplice scriverlo? Lo usi?